از وقتی که مدیر شدم ، فهمیدم که به آنچه که می گویم یا وعده می دهم، حتما باید عمل کنم. یکی از علت هایی که باعث می شد بد قول باشم فراموش کردن بود. زیرا حجم وسیعی از وظایف بر دوشم بود و موجب ضعف در پاسخگویی به دیگران می شد.

گاهی چیزی می گفتم و مدتی بعد فراموش می کردم. شاید هم کاری جزئی بود، اما وقتی که از یاد می رفت در نظر ارباب رجوع معنای بدی متبادر می کرد.

بنابراین تصمیم گرفتم که کارهایم را بنویسم.

این نوشتن های روزانه در طول زمان به تدریج تغییراتی کرد. من همزمان با انجام کارهایم یک دسته بندی موضوعی را در ذهنم داشتم که به روی کاغذ منتقل می کردم.

به عنوان مثال کارهایی که باید انجامشان می دادم را در یک قسمت برگه می نوشتم و در ابتدای سطر یک مربع خالی می کشیدم. این نشان می داد که کاری باید انجام شود و تیک زدن به معنای انجام شدن کار بود. این دسته کارها شامل جلسه ها ، بازدید ها، پیگیری امورات ناتمام، پاسخ به نامه ها و اجرای دستور العمل های اداری و بالینی بود.

یک سری وظایف هم بدون اینکه قبلا برایش برنامه ریزی کرده باشم در طول روز انجام میشدند . مثلا جلسه هایی که بدون برنامه قبلی دعوت می شدم یا مراجعین روزانه و مشکلاتی که هر لحظه پیش می آمدند، طبیعی بود که قابل پیش بینی نبودند. این دسته از کارها را با مثلث در ابتدای سطر مشخص می کردم.

یک بخش دیگر یادداشتهای روزانه من عملکرد مثبت کارکنان بود. اگر از نظر من یا یکی از مسئولین کاری در خور توجه و درست توسط یکی از کارکنان انجام می شد، یادداشت می کردم. در هر روز اسامی کارکنانی که کارهای مثبت و درست انجام داده بودند را نوشته و دور اسمشان خط می کشیدم تا اینکه مرور هفتگی آنها آسان باشد .

این نوشتن ها موجب ثبت موضوع در ذهن من می شد. بنابراین هر گاه صحبتی به میان می آمد می توانستم به اطلاعات و قضاوت های درست تری دسترسی داشته باشم.

این نوشتن های همیشگی باعث ایجاد اجباری ذهنی شده بود که امورات باید در اولین فرصت به نوشتار تبدیل می شدند .

وقتی که نوشته هایم روی میز بودند و من هر لحظه چشمم به آنها می افتاد، در میان کارهای مختلف فرصت هایی می جستم تا به آنها رسیدگی کنم. همچنین میتوانستم امورات را طوری بچینم که بتوانم تا پایان شیفت تمامشان کنم.

امورات از یک تلفن کوتاه چند دقیقه ای برای یک سفارش عادی کار تا پروژه های چندین ساله گسترده شده بود.

از باز خورد های کارکنان می فهمیدم که نوشتن برایشان معنای خوبی پیدا کرده بود. بارها این جملات را می شنیدم که می گفتند ممنون که درخواست ما را نوشتید و به آن رسیدگی کردید. آنها روی نوشتن خیلی تمرکز داشتند . بعضی گمان کرده بودند کارها به شرطی انجام می شوند که نوشته شده باشند . وقتی به من می گفتند که یادتان نرود خواسته من را جایی بنویسید می فهمیدم که نوشته شدن برایشان خیلی مهم شده است.

آخرین روز هفته قبل از رفتن به منزل نگاهی به صفحات یادداشتهای یک هفته گذشته می انداختم. یک جمع بندی کلی میتوانست تمام آن چیزی باشد که من از نوشتن هایم انتظار داشتم.

نوشتن کارهایی که باید انجام می شدند یا پیگیری اموری که نیاز به مداومت داشتند، موجب می شد که ذهن من برای در خاطر نگه داشتن امور انرژی صرف نکند.

وقتی مطلبی نوشته می شد با اینکه ته مانده آن در خاطرم وجود داشت،اما اصل آن در روی کاغذ بود. در نتیجه ذهنم آزاد بود تا روی مسائل جدید تمرکز کند یا فعالیت دیگری را انجام بدهد.

با نوشتن مطالب و کارها مقدار زیادی در مصرف انرژی محدود روزانه ام، صرفه جویی می کردم. زیرا مطمئن بودم که با یک نگاه به برگه ی یادآوری هایم به همه آنچه که نیاز داشتم، دسترسی دارم.