عدم توجه به امور جزئی و ظاهراً پیش پا افتاده میتواند تاثیرات بزرگی به جا بگذارد.

چند دقیقه قبل از شروع جلسه به محل تعیین شده رسیدم. گروه سخنران مشغول ادامه کردن تصاویر و نمایش اطلاعات آماری کی از شهرستان ها بودند. برنامه این جلسه بررسی و جمع بندی فعالیت های بیمارستان در زمینه هزینه های بیمه و پیشنهاد راه کار هایی بود که پیش بینی می شد، موثر باشد.

کسانی دعوت شده بودند که می توانستند با توجه به تجربه و جایگاه حرفه ای خود راهکارها را مورد ارزیابی قرار بدهند آنها قادر بودند راه حل ها را طوری تغییر بدهند تا به بهترین نتیجه دست یافت. یکی از مقامات ارشد سازمان نیز جز شرکت کنندگان بود.

زمان رسمی شروع جلسه رسید اما از شرکت کنندگان خبری نشد. با توجه به اینکه شرکت کنندگان باید از شهرستان می آمدند، کمی تاخیر قابل قبول بود. اما وقتی مدعوین یکی یکی رسیدند، مشاهده شد که اکثر دعوت شدگان اصلی حضور نداشته و به جای ایشان افراد دیگری به نمایندگی از سوی آنها حاضر شده اند. نماینده ها اگر چه در جریان امورات بودند، اما فاقد اختیارات لازم بوده و اجازه اظهار نظر های خاص را نداشتند.

اصلی ترین فرد بیمارستان نیامده بود و به جایش یکی از معاونین او حضور داشت. مقام ارشد، رسمیت جلسه را منوط به حضور وی کرد. با او تماس گرفته شد و با تاخیر حضور یافت و سپس جلسه ادامه یافته و به پایان رسید.

تشکیل یک جلسه اداری ضوابطی پیدا و پنهان دارد. اگر هر جز آن ایراد داشت به نتیجه مورد نظر نمی رسد. به نظر می رسید در مورد این جلسه دعوتنامه به صورت سرسری، مبهم و بدون شفافیت لازم نوشته شده بود و در نتیجه حضار متناسب با محتوای مورد بحث حضور نداشتند.