کسی که مدیر خدمات پرستاری می شود باید بتواند نیاز واقعی بخشها به نیروی انسانی و نیز سایر احتیاجات بخش ها را به درستی برآورده کند . اگر نتواند اولویت بندی های لازم را به درستی بچیند، در اداره دفتر دچار مشکلات زیادی خواهد بود . ممکن است یک بخش امکانات کافی و شاید اضافی جذب کند و بخش دیگر در این زمینه با کمبود مواجه باشد.

یکی از روش هایی که به صورت تجربی مفید بود، طراحی و تکمیل دوره ای چک لیست ها بود. با این ابزارکه خودمان ساخته بودیم، امکان مقایسه و تشخیص اولویت های مورد نیاز بخش ها و واحد های بالینی مقدور بود.

روزی دریکی از بخش هاچک لیست عمومی را با کمک یک نفر از مسئولین، تکمیل کردیم. ایشان کمی زودتر از ساعت مقرر آمده بود، بنابراین مدتی نشستیم و در این فرصت صحبت هایی کردیم. به نظر ما ظاهر آن بخش خیلی آشفته و شلوغ بود. ما بارها دیده بودیم که روی میز ها و داخل کمدها در هم و برهم بود. البته از ظاهر امر چنین استنباطی کرده بودیم.

وقتی که شروع به تکمیل چک لیست کردیم با کمال تعجب دیدیم که در شاخص های اصلی و مهم اشکال جدی وجود نداشت. مثلا متوجه شدیم که در زمینه نصب کارت های راهنما روی وسایل و دستگاه های بخش بهتر از سایر واحدها عمل شده بود . ولی ظاهر بخش و کمی نا مرتب بودن باعث شده بود که پیش داوری اشتباهی در ذهن ما شکل بگیرد. در پس ظاهر بخش، تقریبا همه انتظارات از یک بخش ایده آل با توجه به امکانات موجود فراهم شده بود. ما به سر پرستار بخش گفتیم که اگر چک لیست نبود که ما را به درستی به امورات اولویت دار هدایت کند حتما به بخش او کمترین نمره را داده بودیم. از او خواستیم که همانطور که به اولویت ها اهمیت داده است به ظاهر فیزیکی بخش هم رسیدگی کند . بالاخره مردم و شاید بعضی از مسئولین به همین ظواهر دقت داشته باشند و موجب شکل گیری قضاوت نادرست در مورد بخش بشود. سرپرستار گوش کرد و قول هایی داد.