هر چند وقت یک بار به جلسه دعوت می شدیم. در دعوت نامه زمان، مکان و عنوان کلی دستور جلسه ذکر می شد. شروع آن جلسات مشخص بود، اما انتهای آن تعیین نمی شد. با توجه به عدم محدودیت زمان به درازا می کشید. رئیس جلسه اداره کننده اصلی بود.

مطالبی را اطلاع رسانی کرده و دستوراتی صادر می کرد. تبادل نظر، بحث، تصمیم گیری، حاشیه پردازی و اطاله کلام از اجزای ثابت جلسه بود.

از آنجایی که برای این سلسله جلسات صورتجلسه تنظیم نمی شد، بنابراین علی رغم اهمیتش نتایج آن فاقد ارزش استنادی و اعتبار قانونی بود.

شرکت کنندگان برای اجرای دستورات وانجام اقداماتی که خواسته می شد نیاز به گزارش و صورتجلسه داشتند اما در اختیارشان قرار نمی گرفت.

این سلسله جلسات به صورتجلسه ای نیاز داشت که:

·       گزارش توصیفی از آنچه که روی داده است، باشد.

·       گزارشی باشد که بیان کند در جلسه چه گذشته است و چه تصمیم هایی گرفته شده است؟

·       سندی توافقی باشد تا افراد از زیر بار تعهدات شانه خالی نکنند.

·       پیگیری تصمیمات و توافق ها را تضمین کند.

·       به صورت واضح و صریح مواضع برگزار کنندگان و شرکت کنندگان را اعلام نماید.

·       خنثی بوده و یک ثبت و ضبط مفاد جلسه باشد، به طوریکه کسانی که غایب بودند از محتوای آن بدون سوگیری مطلع شوند.